クリニックで「仕事ができる」医療事務の要素

クリニックで働く医療事務はどんなことができれば「仕事ができる」と評価されるのでしょうか。

医療事務の技術はもちろんですが、実はそれ以外にも求めるものはたくさんあります。

「医療事務の花形」といえば「レセプト」とお答えになる方がほとんどかもしれません。

確かにレセプト技術が高いということは医療事務のキャリアを積んでいく上で重要ですが、それ以外にも必要なスキルはあります。

医療事務未経験の方にとっては、まず医療事務の基本を覚えていただくことが先決ですが、医療事務としてのお仕事に慣れてきたという方は、医療事務特有のスキルと同時に身につけて欲しいスキルがあります。

是非意識してお仕事に取り組むようにしてください。

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「システム」を作ることができる

システムといってもコンピューターができるという意味ではありません。ここで申し上げる「システム」は、物事の流れをきちんと作ることができる方です。

仕事を行う際に、全体の大きな流れを理解して、何をどう行うのが効率的か、誰が行うのが適任かといったことを判断できる能力です。

マネジメントする立場に無い方でもトレーニング可能です!その立場になったつもりで物事を捉える努力をすればいいのです。

この能力は、マネジメント職に就いたら自動的に身につく能力ではないので、この努力を続けてきたかどうかで大きな差がでてきます。

小さな工夫から始まる

クリニックの業務は日々小さな工夫をしているところが多いです。

朝の準備の順番から患者様がいらっしゃってからお帰りになるまでの流れ、診療から会計までをどの流れで行うのが最短かなど、効率化を求めていけば患者様の待ち時間は減りますし、

スタッフとしてもその分早く帰宅したり、残りの仕事に取り掛かったりすることができますので、日々効率化を考えているクリニックに入社できた方は非常に意識の高いクリニックへ就職したと思って下さい。

中には日々仕事の仕方が変わるという環境にストレスを感じる方もいらっしゃいますが、今は辛いと思ってもきっと将来役に立ちます。

提案する

クリニックには業務の行い方の大枠はあるものの、細かいところは個人の判断という所が数多くあります。

特に患者様が多いクリニック程臨機応変な仕事が求められがちですが、その中でどこを守ってどの部分は改善の余地があるのかを見極められるよう、常に疑問をもって業務に携わるようにしましょう。

私のお勧めは院長先生や事務長様に数多く提案を行ってみることです。(これができるのは小さな組織であるクリニックならではとも言えます。)

役職が上の方は現場の意見を大切にしてくださいますので、提案するタイミングさえ間違わなければ、クリニックの決まりを変えることもできると思います。

上の立場の方が話しかけにくい雰囲気の場合や、他のスタッフ間でギスギスしそうだという方は、まず先輩社員に相談してみるのも良いでしょう。

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売上を意識できる

医療機関といえど利益があって初めて給与が支給されます。

医療機関は「売上」や「利益」という概念からは離れたイメージの方もいらっしゃるので、特に患者様にそういった考えが見えてしまうのは問題ですが、その一方で院長先生や事務長様は必ずそれらのことを考えています。

経営的に見ればスタッフの行動が売上を意識した行動になるかは非常に有効ですし、アピールポイントにもなり得ると考えています。

レセプト

レセプトを行う上で必要なのは「点数のとり漏れがないこと」と「さらに高い点数を取ることができないか」という意識です。

後者がないと決まっていることしかできないので、患者様の様子に合わせた換算ができなくなります。

「どうしてその項目が算定されているのか」「さらにもっと高い点数を算定できないのか」といったことを心がけて行うことで売上の概念も身につきますし、場合によっては診療の行い方をドクターに提案することもできます。

レセプトは保険診療の生命線ですので、さらに高い点数が算定できるという提案は、院長先生に必ず喜んでもらえます。当然このような提案をできる方は有用とみなされるわけです。

物販

物販は行っているクリニックと行っていないクリニックがありますが、売上が大切ということはもうお分かりいただけたでしょう。

物を売るのは得意ではないと考える方もいらっしゃると思いますが、あなたひとりで商品を薦めることはできなくても、院内でドクターと一緒になって薦めることはできると思います。

私は物販を行っているクリニック様には、それぞれに役割分担をしていただいています。

ドクターは「押し売りになるから・・・」とあまり強く物を売りたがらない方が多いのですが、一方でドクターが「良い」と言えるものに価値を感じる患者様は非常に多いので、

ドクターには「これを使ったら良いよ」とだけ言っていただき、看護師や医療事務が体感を伝えることで、クリニック全体で物販を行っていくことができます。

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サービスレベルを調整できる

医療業界のサービスレベルは決して高くはありません。これには理由があり、高いレベルのサービスを全ての患者様に提供していると運営が難しく、経営面から考えても数多くの患者様を診なければ成り立たないので、さらにサービスのレベルが下がるという悪循環にあります。

サービス業の方から見れば当然のようなことを書いていますが、クリニックでは下記のようなことをおこなうだけでも十分効果があります。

医療事務未経験者は丁寧に接しすぎてしまって運営が滞るということが良くありますが、この部分は慣れるしかないかもしれません。

参照:丁寧すぎてもダメ!医療事務の接遇や言葉遣いは難易度が高い

患者様の名前を覚える

たとえ忙しい中で丁寧に接する時間がなかったとしても、よくいらっしゃる患者様の名前を覚え、明るく挨拶してあげるだけでも対応の印象は大きく変わります。

患者様の大体の症状を覚えているとさらにできることは多くなるのですが、最初からそれは難しいと思いますので、まずはお名前を覚え明るく名前を呼んであげる。そんなところからでも大きく印象が変わります。

予備問診などで簡単なことを判断できる

現場にいると「この薬を飲み忘れてしまったんですが大丈夫ですか?」「先生から大丈夫といわれたんですが調子が悪くなりました」など、良く聞かれる質問がいくつかあります。

こういった疑問の多くは「不安」から来ています。診断行為などドクターが行うことを代わりに行ってしまっては本末転倒ですが、診断ができなくても不安を取り除くことはできます。

薬を飲み忘れた例で言えば、まず患者さんの病状と薬の種類を確認し重症度を判断します。

重症度がある程度低ければ「おそらく問題ないと思いますがが念のため確認します」
重症度が高いと判断された時は「至急ドクター確認しますので、こちらでしばらくお待ちください」と対応するのが良いでしょう。

最終的にはドクターの判断が必要なものでも「おそらく問題ないが」と伝えてあげるだけでも患者様の不安は和らぎます。同じドクターに確認でも大きな違いがあるのがお分かりいただけると思います。

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不測の事態に対応できる

クリニックには様々な方がいらっしゃいますし、マニュアルの整備も甘いところが多いので、想定外のことが起こりやすい環境が整っています。

あまり好ましいことではないかもしれませんが、そういった想定外の事態にも対応できるよう心がけながら仕事ができると早く成長できると私は考えています。

「何をしたらいいですか?」からの脱却

そのためには「何をしたらいいですか?」「どうしたらいいですか?」という質問からの脱却が必要です。

何故ならこの質問は思考を放棄しているからこそ出る質問だからです。

先輩社員や院長先生、事務長様へ質問するときは、自分の予想を織り交ぜて質問すると良いでしょう。中には自分では見当もつかないことで困っていてこの質問をすることもあるので、絶対に使ってはいけないとは申し上げませんが、できるだけ避けるべきです。

まとめ

いかがだったでしょうか。

多くのことがおそらく数年社会人として活躍していらっしゃる方であれば常識レベルのことなのではないか思います。

逆に申し上げれば、こういったことが身についているのであれば、あとは医療事務のスキルを上げることで大きく活躍できる場があるとも言えます。医療事務への転職を考えている方は、是非今までのスキルを生かした転職をしてください。

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Yasu

クリニック専門医療コンサルタント。 都内クリニックの事務長を11年経験し独立。 現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。
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