余裕がある医療事務になるにはいかに楽するかが大切

どのように仕事を進めたらよいかわからない。

やることが多すぎて考える余裕がない

このように主張する医療事務をお見かけすることがあります。

確かに医療事務は仕事の幅が広い職種であり、その場で処理しなければならないことと、後日対応でも問題ないことが混在しているので、その場その場での判断が必要になります。

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楽をするという考え方

私はクリニックでスタッフを指導をする時は、いかに楽をするかを考えるように指導しています。

先に申し上げておきますが「仕事をサボれ」という意味ではありません。「同じ結果を得るためにかかる労力を極力減らすよう考えて仕事をしましょう」と考えてください。

まずは80パーセントの労力で100パーセントの結果を得ることが目標です。

もし毎日が100パーセントだったら

現在長時間労働をされている医療事務の方の中には、「長時間集中して働けば短時間でスキルが身につく」とお考えかもしれません。

しかし、もし100パーセントの力を費やさないと毎日の仕事が終わらない状態であるとすると、少しでも緊急の仕事が舞い込んできただけでどこかに対応できなくなってしまいます。

また、仕事を状態ではご自身の仕事の仕方を考え工夫する余裕もない為、毎日100パーセントの状態を抜け出すことが難しく、次第に気力・体力ともに限界がきてしまいます。

できる仕事が増えない

毎日100パーセントの力で臨まないと仕事が終わらないという状況は、仕事の幅が広がらないという弊害を生みます。できる仕事が増えず、日々の仕事からスキルを上げることが難しくなってしまうのです。

医療事務の仕事をしていて、毎日が同じ繰り返しのように感じてしまっている方は要注意!仕事の幅を広げ、今できている仕事の質を高める余裕を作るべきです。

今の仕事に100パーセント注力している状態では、この余裕を作り出すのは難しく、この状態を続けていると成長意欲がそがれていきます。

新人時代なら悪くない選択

逆説的なようですが、医療事務として働き始めた始めて間もない頃であれば「常に100パーセント」で仕事をする選択は悪くありません。

ただし、医療事務として仕事をし始めて1年が経過するころを目処に、徐々にで良いので20パーセントまで余裕を作れるように仕事の仕方を変化させてください。

新人時代にハードに働くことがベストかどうかはケースバイケースですが、医療事務の仕事を始めたばかりの頃はまず目の前の仕事を覚えることも大切です。

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どんな点を工夫すれば良いか

今まで100パーセントの力で行ってきた仕事を80パーセントでできるようにする

言うのは簡単ですが、実際に行ってみると中々難しいものです。

いざ「少ない労力で結果を出す」と目標設定したとしても、何から行えば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

このような時、私は「積み上げ」「自動化」の2つをキーワードを意識しながら仕事をすることにしています。

あくまでYASUの考え方です。

患者様の案内に時間がかかる

患者様の案内に時間がかかる。受付対応に時間がかかる。というクリニックではよく見かける事例を元に、「積み上げる」と「自動化」をどう実現していくか、あるクライアントでの出来事をベースにお話していきます。

下記のような条件のクリニックで、院長先生から「新しい外来を行って患者様を増やしたい」という提案があったとします。

<設定した条件>
・来院される患者様の数は1日80名~100名程。
・医療事務は4名(全て常勤スタッフ)
・受付にて対応するスタッフは1名~2名

・受付スタッフは丁寧に患者様に接している。
・受付スタッフはこれ以上患者様が増えると対応できないと考えている

積み上げと自動化

このクリニックでは、私から見てもかなり丁寧な接遇がされていましたが、1人1人にかかる時間が長く、ほぼ全ての時間、受付業務に医療事務4名中2名を充当しなければなりませんでした。

予約の電話を受ける、電子カルテから患者様の領収書を発行する、電子カルテにチェックインする等の仕事を考えると、常に2名体制で受付に入るのは避けたいところです。

この事例の場合「積み上げ」は患者様の教育、「自動化」は患者様の動きを一部限定することにあります。

・初診の患者様と再診の患者様で対応を分け、2列に並ばせる。
・初診の患者様が問診票を書き終わったら受付へ持ってきてもらう。
・診察券の預かり方を手渡しではなく診察券箱に入れるようにしていただく
・患者様と必要以上に話し込まない
・院内に張り紙をしてあらかじめ知らせたい項目は目を通してもらう。
・診療後の注意など、聞いただけでは理解が難しい内容は、案内を渡した上で説明する

これだけで全てが改善したわけではありませんが、上記を徹底しただけでも受付業務を行うスタッフが1名になる時間が増えました。

設定当初は患者様に説明が必要であったり、資料を作成したりと業務量が一時的に増えることはありますが、長い目で見たときに業務量を減らし余裕を作り出すことが可能です。

よく聞くいいわけ

仕事の非効率を指摘すると「今までこのやり方でやってきた」「院長から指示を受けた」と主張する方もいらっしゃいます。きちんと考えられていればこのような主張が成り立たないことは発言している本人もわかっていることだとはおもいますが、このような言い訳をしている暇があったら余裕を作る努力をして欲しいものです。

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考える力を養うには

自分の仕事のやり方を定期的に振り返るというのはとても大切です。
また、手作業でまとめている場合は、できるだけPC等を使用して手間を減らしたり、PCスキルに自信のない方は、自分のPCスキルを上げるトレーニングにもなると割り切ってしまうのも良いでしょう。

このようなことを考えながら仕事ができる方にとっては基本かもしれませんが、仕事のやり方を振り返ること自体していない方もいらっしゃるはずですので、まずは自分の仕事を振り返ってみると良いでしょう。

クリニック専門医療コンサルタント。
都内クリニックの事務長を11年経験し独立。
現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。
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