退職時の引き継ぎは義務?引き継ぎ計画書を作って円満退職する方法

円満に退職するためにまず行うこは退職理由を考えることですが、退職の意思を伝えるまえに、引き継ぎの計画を立てることをお勧めします。

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退職時面談で必ず引き継ぎの話題になる

退職を決意したら、退職の意思を伝え、退職届を提出することになりますが、クリニックでは、「辞めます」と言って書類を提出するだけでは済まないでしょう。

多くの場合、院長先生や管理職の方と、「退職に関する面談」を行うことになります。

ここで詳しい退職理由、退職時期、引き継ぎなどについて話し合われます。

退職時の引き継ぎは義務?

「退職時の引き継ぎは義務なのか」という質問をよくいただきますが、決して義務ではありません。

ですから、引き継ぎが面倒とか、全てを引き継ぎしてからなんて考えられないという方は、引き継ぎなんてせずに退職届を提出して辞めてしまえばいいんじゃないでしょうか。

ただし、これでは「円満に」退職することはできません。

マンパワーが減り、引き継がれていない仕事があるのでは、クリニックにとっては大打撃以外の何物でもありません。

退職後のことを考える

クリニックに迷惑をかける行為は、退職後も医療機関で働くならお勧めはしません。

医療の世界は狭いので、予想もしなかったところでドクター同士がつながっている場合もあり、今後の就職に響く可能性があるからです。

医療関係の職を離れる場合

「もう医療関係の仕事には就かない」という方にとっては、引き継ぎなどどうでもいい方もいらっしゃると思いますが、

「一緒に働いていた他のスタッフにまで迷惑をかけたくはない」という考えがあるなら、少しだけ我慢して、最低限のフォローはしてあげてもいいのではないかと思います。

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引き継ぎ計画書を作る3つのメリット

前述のように、退職時面談では、退職理由、退職時期、引き継ぎについて話し合われます。

必ず計画書にしなければならないわけではありませんが、「何をいつまでに誰に引き継ぐのか」を明確にして提出することで、

退職が決まってから院長先生からのアタリが強くなったり、退職日が決まらないなどのトラブルを未然に防ぐことができます。

円満に退職できる

引き継ぎ計画書があれば必ず円満に退職できるとは言い切れませんが、少なくとも作らないよりは円満になる可能性は高くなります。

医療事務が1名退職することで、クリニックが受けるダメージは、マンパワーです。

退職するスタッフが、社歴が長く、ほかのスタッフのお手本となっているのであれば、「他のスタッフも辞めてしまうのではないか」という不安がありますし、

「残ったスタッフで業務が回るのか」という心配はご想像いただけるのではないかと思います。

ここで引き継ぎ計画書があれば、その心配は無用であることを伝えることができるので、余計な軋轢を避けることができます。

退職日を決めやすくする

理不尽な話ではあると思いますが、退職時に院長先生に「新人が入社し、戦力になるまで辞めてもらうわけにはいかん。」と言われるケースもあります。

なぜこの発言になるかというと、「残ったスタッフで業務がまわるのか」という心配があるからですので、引き継ぎ計画書があるだけで、その心配はいらないとわかっていただけます。

仲間のためにもなる

目安ではありますが、クリニックにおいて、新人が3か月で身に着けられるスキルは、2年以上医療事務経験がある方の2割程度です。(これでも多く見積もっている方だと思います。)

5人医療事務がいて、1名が退職する場合、1人あたり2割増しで仕事をしなければならなくなります。

退職するだけでも確実に苦労をかけてしまうのですから、引き継ぎに漏れがあるようなことは絶対に避けなければなりません。

計画書があれば、引き継ぎの漏れを防ぐと同時に、進捗も確認できるので、最後になって「やっつけ」で引き継ぎすることもなくなります。

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引き継ぎ計画書を作るときに考えること

当たり前ですが、引き継ぎ計画書を作るには、実際の引き継ぎをイメージしなければなりません。

自分一人でかかえていることはないか

まず初めに考えなくてはならないのが、「クリニック内に自分以外にわからない仕事」をリストアップすることです。

人には得意不得意がありますから、数人の医療事務がいるクリニックなら、分業しながら効率よく仕事を進める方法をとっていると思います。

全員が同じ仕事をできるようになることが理想とされていますが、現実は、全員がすべての仕事を同じレベルで行っているクリニックは少数派です。

分業制となっている場合は特にですが、「自分ひとりしか知らないこと」相当数あるはずです。

また、たとえ自分以外にも仕事のやり方を知っているスタッフがいたとしても、知っていることとできることはまた別問題ですので、

長いこと自分が担当している仕事もリストアップします。

マニュアルを作る

「自分一人しか知らない仕事」「自分が主に長い間担当している仕事」のリストアップができたら、これらの仕事についてのみマニュアルを作成しましょう。

マニュアル抜きでこれらの仕事を引き継いでも、その業務に下地がない他のスタッフでは、覚えるまでにかかる時間も多くなりますが、マニュアルがあれば安心です。

他の人でもわかること

他のスタッフでもわかることはあえて引き継ぎ計画書に記載する必要はありません。

もし新人用のマニュアルがないのであれば、余った時間でそれらを整備するということを計画書に記入しておくのも良いと思います。

クリニック専門医療コンサルタント。
都内クリニックの事務長を11年経験し独立。
現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。

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