仕事の速さを上げるスピードアップ術

正確な仕事はどこもでも歓迎されます。

特に医療業界では完璧な仕事が求められることが多いのですが、
同時にスピードも求められます。

その為、医療業界で仕事ができる方は他業界でも通用する方が非常に多いと考えています。

一方で速さと正確性を同時に行うのは、 どのような仕事であっても難易度が高くなりますので、まず仕事の速さを上げ、スピードアップすることから始めることを提案しています。

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スピードに勝る仕事術はない

スピードをアップする前に確認しておきたいのは、

仕事のスピードをアップすることが、
仕事ができることへの最善の方法であるということです。

1つ1つの仕事を丁寧に行うというのはとてもすばらしいことですが、その方向へ行く限り、速さを出そうとするとミスが出てしまうので、早さを身につけるのはなかなか難しいと思います。
下記に具体的な方法を書いておきますので、まずはスピードを身につけ、正確性は確認作業を行うことで穴埋めするという方法を是非試してみてください。

1日のTODOリストを作る

私はその日の初めにまず今日1日で行わなければいけないことを書き出します。

時間を区切らないと考える時間が長くなる傾向にありますので、朝はじめの15分と決めていますが、この作業は出勤時間に行うこともできるので、それぞれ工夫していただけれ場と思います。

まず、思いついたことはとりあえず書き出します。

○○を作る
○○さんに電話をする
○○を確認する

といった細かいことまで全てを書き出します。
項目は1日で50項目を超える日もありますが、

その項目数に圧倒されないように注意してください。

次に行う順番を決めます。
マニュアル的には重要度と緊急度という指標を使うことが多いのですが、

多くの仕事は重要であり、
今すぐ!というもの以外の緊急度は大きく変わらないので、私はあまり使用していません。

その代わり「人が絡むもの」を先に行うことにしています。


○○先生へ書類の確認、○○事務長にAPO確認、○○先生への業務依頼

多くの仕事は1人では終わらせることができず、
人の手を介すことになりますので、
依頼できること、確認していただくことを優先的に仕上げますようにしています。

スピードを測る

仕事の速さを上げるにはまず意識することが大切ですが、
意識するだけで仕事のスピードが上がるということは考えにくいでしょう。

私はキッチンタイマーを使用して仕事のスピードを測るようにしています。

人間の集中力は長く持つ方ではないので、
次の3つのカテゴリーを作り、どれかに当てはめて作業をします。


A
:ゼロから案を出さなければいけないもの 30分
B:誰かへの連絡・依頼・確認 10分
C:過去にある資料を使用して作成できるもの 15分

A~Cの中に当てはまらないものもあるのですが、
まずは時間を短く区切り、できるだけその中で仕上げてしまう努力をするようにしましょう。

時間内にできなかったときは<再度時間を設定し、今度はその中で行うようにしましょう。
再設定する時間は当初より短めにします。
私は行っていませんが、ルーティーンの仕事が多い場合は、
かかった時間を記録しておくと次の機会の役に立ちます。

自己ダブルチェックをする

限られた時間、特に短い時間の中で仕上げたものは通常ミスがあるはずです。

自分の仕事を疑いながら作成と同じ時間を使ってダブルチェックしてください。

ダブルチェックを行う際は少し時間を置いた方が視点が変わるので、
ミスを見つけやすく、この段階で当初より内容が良くなるということも多々あります。

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たたき台は記録しておく

たたき台を作ってためておくという作業は難易度が高いのですが、 スピードを求める上で是非使用して欲しいところです。

私の仕事で言えば、企画書、提案書など中にはゼロから考えるものであっても、過去の事例を一部使用して仕上げることもあります。また、思いついたアイディアは常に記録し、整理しているので、提案書などを作成する際はそれを使用する場合もあります。


こんなことができたら楽しいんじゃないか

これがあったら便利なんじゃないか

そんなことを中心に記録しているので、
中には突拍子もないものであったり、仕事には役立たなそうなものあるのですが、
普段から小さいパーツをためておくと、仕事の隙間を埋めてくれる役割をしてくれるので、
上手く記録ことができるとても便利です。

クリニック専門医療コンサルタント。
都内クリニックの事務長を11年経験し独立。
現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。

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