医療事務の面接後に出す「お礼状」の例文と書き方

医療事務の面接を受けたらその日にお礼状を出した方がいいですか?というご質問を頂いたので本日は面接後のお礼状について。

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お礼状は最後の一手

医療事務は採用枠に対して希望者が多い職種ですので、未経験者の方の中には、「なんとか面接までこぎつけたものの、中々良い結果が出ない・・・」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

面接はあくまで対面の印象が第一ですので、悪い印象を覆すほどの効果はありませんが、最後の1手が足りないという状況であれば、「面接のお礼状」が力を発揮することもあります。

見込める効果

私が考える効果は次の3つです。

・数ある候補者の中で1つ抜きん出れる可能性がある。
・礼儀を重んじているという印象を与えられる
・真面目な印象を与えることができる

面接の結果の大部分は、面接官の印象とご本人の持っているスキルで決まります。

通常募集を出しているときは、クリニック側は採用活動に期限を定めて行うことになります。期間内に応募いただいた候補者の中で良い印象が強く残っていることはアドバンテージになりますので、時間が許せば是非取り掛かってください。

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御礼状の文例とポイント

下記青字が文例です。この記事の執筆が2月ですので季節の挨拶は2月で作ってあります。

○○クリニック(病院)
採用ご担当 □□様

拝啓 余寒なお厳しいこの頃、○○様(院長先生)にはご壮健とのこと何よりに存じます。先日はご多忙の中ご面談の機会を賜り、心より御礼申し上げます。

今回の医療事務の採用に関しまして、貴院への意欲や意気込みをお伝えできたどうか、些か不安ではございますが、拙い私のお話に真摯に耳を傾けてくださったこと、とても感謝しております。

今回頂いた面接の機会を通して、改めて貴院の一員として働かせて頂きたいという思いが強くなりました。何卒、貴院に貢献できるチャンスを頂戴できましたら幸甚です。

末筆ではございますが、貴院ますますのご発展と、職員の皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げ、書面にて失礼とは存じますが、お礼とさせて頂きます。

敬具

平成2○年○月○日
氏名

※①は「厳寒の候、貴院ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」という形式も可。

礼状を書く際の3つのポイント

①季節の挨拶を使いましょう。
②面接の機会をいただいたことにお礼を書きましょう。(本来ここがメイン)
③「貴院で働きたい」「想いが強くなった」など、熱い気持ちを書きましょう。

手書きがお勧め

PCスキルをアピールする為にパソコンで作るというノウハウが出ているようですが、私はお礼状は必ず手書きで行うべきだと考えています。

特に医療機関は保守的な業界でもありますので、重要なのは綺麗な字で書かれているか、敬語がきちんと使われているかということです。

「そこまでするの?」という方もいらっしゃるかもしれませんが、手書きの礼状を送っている方はそこまで多くはないでしょうから、もし採用側で貴方が最終選考に残っていて、選考で迷っている状態にあったら、決め手になりえる一手です。

もちろん無駄に終わる可能性も十分考えられるのですが、実は私が某クリニックの事務長をしていたとき、面接後に手紙を頂いたことをきっかけに、採用することになったことがありました。

面接を通してどういうところに魅力を感じたのか、内定をもらうことができたらどういう活躍をしていきたいかといった、面接では話しきれなかったことまで記載されており、未経験者でありながらも、院長先生からの評価も非常に高かったのを今でも強く覚えています。

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出すなら当日中に

通常クリニックでは何人か面接を行っています。お礼状を出す時間が遅くなればなる程効果がなくなってしまいますので、面接当日中に投函するようにしましょう。

面接の日は葉書を持ち、面接が終わってからどこかの喫茶店で記入して投函してしまうというのもよいでしょう。

葉書か封書か

形式よりは迅速に行動することの方が大切ですが、どちらかといわれれば封書です。

便箋に記入して封筒に入れ・・・という作業と郵送費を考え、葉書にしても効果はあまり変わらないような気もしますが、文面が長くなることを考えると封書の方がより効果的でしょう。

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よくある質問

パートでも必要ですか?

社員かパートかというのは基準にはなりません。パートの方のほうが他にお礼状を出している方は少ないと考えられますので、むしろ効果は高いのではないでしょうか。

メールではだめなのか?

メールで送る方法も悪くはありませんが、特に候補者が複数いらっしゃる場合は、メールで礼状を送っている候補者は他にもいると推測できます。

差別化という意味では弱いということは否めませんが、手書きするほどの時間が用意できなければメールでも送っておいたほうが良いでしょう

クリニック専門医療コンサルタント。
都内クリニックの事務長を11年経験し独立。
現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。

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