医療事務の面接をしていると、事前に日にちと時間を設定していても面接に現れない方が一定数いらっしゃいます。私からすると面接をドタキャンされたわけです。
看護師や看護助手にもそういう方はいらっしゃるので、ドタキャンされる方が医療事務に極端に多いということはありませんが、 面接を行う側としては最低限のマナーは守って欲しいというのが本音です。
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面接をドタキャンする理由
未経験者の方や医療事務経験が浅い方が医療事務の面接を受ける際は、複数のクリニックにエントリーされることがほとんどでしょう。
内定をいただける保証はないので複数エントリーした方が内定の可能性は高いので当然といえば当然です。
しかし複数にエントリーするということは自分のスケジュール管理は複雑になってきます。いくらエントリーは自由だとはいっても、最低限守らなければならないマナーがあります。
下記に主な理由を2つ書いておきますが、どちらにしても、面接をお願いしたクリニックに対して連絡を入れるというのは、働くという意思のある方の最低限の嗜みではないでしょうか。
既にほかの医療機関へ内定している（他決）
他のクリニック、もしくは病院で採用が決まった。ということで、他決（たけつ）と読みます。※人事担当者からするとメジャーな言葉ですが念のため。
ちなみに面接をドタキャンする理由として最も多い理由でもあります。
先に面接を受けているクリニックに決まったので面接に行くことができない旨きちんと連絡すべきですが、受かったらこっちのものとばかりに連絡しないケースです。
本来の自分を面接で出していないタイプの方で、一言で申し上げると「いい加減で薄情な方」といったところでしょうか・・・
私は面接の結果内定が出た方には、他院での面接の状況、今後の予定をを伺うことにしています。これは「他院に断りを入れることを忘れないように」という意味もこめていますが、
選考中のいクリニックがある場合は、誰に言われなくても電話でもメールでもいいのできちんと断りを入れるようにお願いしています。
他院に決まったという連絡はなかなかしにくいでしょうが、採用側としては内定を出してから断られるよりずっといいはずです。
忘れている
もっと困るのがこのパターン。面接があること自体を忘れてしまっていたというパターンです。
上記のように内定が他のクリニックで出たのに面接キャンセルの連絡をし忘れてしまったというケースもありますし、単にエントリーしすぎて管理できなくってしまったケースもあります。
私は面接当日の約束時間から10分を経過してもいらっしゃらない場合、道に迷っている可能性も考え電話で連絡を入れますが、このような方は電話にすらでない方がほとんどです。もちろん折り返しもほとんどの場合いただけません。
面接を辞退する場合に送るメールの例文
最低限のマナーとしてメールで送る場合は前日までの連絡にしましょう。当日になってどうしても面接へ行かれなくなった場合は電話での連絡をお勧めします。
ご担当者の方がいらっしゃらない場合、他の方へ伝言を頼むのは問題ありません。
件名：面接辞退のお願い
○○クリニック
採用担当 ○○様（〇〇院長先生 御机下）
お世話になっております。
○月○日○時より面接のお時間を頂戴しております○○と申します。
勝手を申し上げて大変ご迷惑をおかけいたしますが、この度諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく存じます。
お時間をご調整頂いていたにもかかわらず申し訳ございません。
ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴院のご発展を心よりお祈り申し上げます。
○○（お名前フルネーム）
面接を断る文面の細部にまでこだわる必要はありませんが、時間を割いていただいた御礼は忘れないようにしてください。
辞退の理由は「諸般の事情」としておけば問題ありませんが、「他院より採用いただいた為」としてしまっても問題ありません。
「辞退する」をメールで送っても良い？
医療事務に限ったことではありませんが、面接や選考の辞退は珍しくありません。最低限のメールのマナーを守っていれば、非常識だと思われることもないでしょう。
電話で断る場合
「○月○日○時から面接のお時間頂戴している○○と申します。」
注）電話に出る方によっては「面接予定の」では失礼に当たる場合があります。
面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。誠に申し訳ございません。」
メールの例と同じですが、面接を辞退することをお詫びしましょう。電話の場合は理由を聞かれることもありますが、「他院で内定を頂いたので入職することにいたしました。」と正直に答えるのが良いでしょう。
先述の通り他決は珍しいことではありませんので、採用担当者も慣れています。断りを入れたことで軋轢が生じる心配も必要ありません。
