クリニックで働く医療事務の方の中にはシフト制で働いていらっしゃる方も多いでしょう。
木曜日を休診日としているクリニックの場合は、週のお休みは毎週木曜日＋もう1日はシフトという方も多いのではないでしょうか。
医療事務では連休を取得することが難しい環境の場合が多いので、特にシフト制のクリニックではほぼ毎日「休み明け」のスタッフがいることになります。
「休み明けの日の午前中はどうも生産性が悪い」という状況にならないように、仕事のリズムを作っていく必要があります。
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シフト制の職場は仕事のリズムを意識する
シフト制の場合、お休みが決まっている方と比べると、休みの間隔が一定ではないので、休み明けの日はパフォーマンスが下がってしまいがちです。
休診の日はそれぞれの過ごし方があると思いますが、次の日はいつもと変わらないパフォーマンスを出せるのが理想ですので、スタートダッシュをかけて仕事のリズムを作る意識が必要です。
実際のところはそのようなスタッフばかりではありませんが、「休み明けのスタッフのパフォーマンスをどう上げるのか」という点は婦長様、事務長様などマネージャー職の課題でもあり、スタッフ皆様の自己管理で防げる問題でもあります。
私はクライアントのクリニックががシフト制の場合、マネージャー職の方へ休み明けのスタッフを把握しパフォーマンスをチェックするようにお願いしています。
仕事のリズムを良くするにはスタートダッシュ
スタートダッシュをかけて仕事のリズムを作ると、効率的に楽しく仕事を行うことができます。
医療事務は患者様対応など、患者様ありきの仕事が多いので、現場に出て患者様とコミュニケーションをとりながら徐々に仕事モードになる方もいらっしゃると思いますが、
患者様がいらっしゃる前に仕事モードに入り、テキパキと仕事を片付け、仕事にスタートダッシュをかけることができれば、成果が全く異ることは言うまでもありません。
次の項ではどのようにリズムを作っていくのかお話します。
仕事のリズムの作り方
どのようにリズムを作るかは人それぞれですが、いくつか仕事のリズムの作り方をご提案します。
朝30分早く出社してスタートダッシュをかける
何よりオススメするのは「スタートダッシュ」です。
仕事が始まるまで準備せず、始まってから徐々に仕事モードに入るというやり方では特に仕事が始まってからの数十分が無駄になってしまいます。
また、徐々に仕事効率が上がり、成果を出せていれば良いのですが、いつもと同じ仕事を同じように行っていると、本来上がるはずのパフォーマンスがなかなか向上しないケースもあります。
これは医療事務に限った話ではありませんが、休み明けのパフォーマンスを上げたいのなら、朝定時より30分早く出社してみてはいかがでしょうか。
クリニックでは早めに出社しても、電話対応や院内の掃除などの雑用にかりだされる場合がありますので、その場合は近くの喫茶店などでも良いと思います。
毎回休み明けの朝に喫茶店に入っていては経費的につらいという方は、30分早く起床して自宅で行っても良いでしょう。
30分間でＴＯＤＯをまとめる
朝の30分を何に使うかというと、その日のＴＯＤＯをまとめ、ざっくりと1日の業務をイメージします。
始めのうちのうちは少し時間がかかるので、あえて30分とお話していますが、慣れてくれば10分もかからずできます。
まずは書き出す
その日に行うことを書き出してみます。紹介状・診断書の用意、レセプトの準備、市や区へ行う検診結果の送付、医師会への連絡・・・
今日中に終わらせたいこと、院長先生や上司から指示されていて、今日中には終わらないことなどを書きだしてみましょう。
行う順番を決める
行う順番を「緊急度」で決めていきます。
良く緊急度と重要度を考えてＴＯＤＯリストを設定するといわれますが、医療事務の仕事内容を考えると、緊急度合1本で考えた方がわかりやすいのではないかと思います。
自分のルーティーンを作る
出勤したら着替えてタイムカードを押して・・・出勤されてからの行動はほぼ決まっているはずです。
仕事に入る前に毎日何を行うかをリスト化し、ルーティーンを作ってみましょう。
始めは行うことを決めて、それを毎日意識的に実行する必要がありますが、毎日実行しているうちにだんだんと意識せずに出来るようになります。
これをバージョンアップしながら毎日続けることで、良い仕事のリズムを作ることができます。
退勤時に次の日のＴＯＤＯを
仕事のリズムを作る最後の仕上げは、退勤する前に次の日のＴＯＤＯをリスト化することです。
「朝30分前に来る意味がなくなる」というご指摘があるかもしれませんが、その場合は朝に足りない部分がないかを再度チェックし、1日のシュミレーションを行うだけで良いでしょう。
特に休みの日の前日の行動として非常に有効です。
たとえ1日であっても休みを挟むと様々なことがもれてしまいます。
何をどこまで行い、休み明けはどこから取り掛かれば良いのかを明確にしておくと、休み明けのスタートダッシュをかけることができます。
残業は朝する
これは私も実践しているのですが、できるだけ残業せずに朝早く出勤して業務をするという方法です。
残っている業務量によって出勤時間は様々ですが、医療事務の方がこれを行う場合は、電話や院内の掃除など通常の勤務時間内でできるものをせずに、前日の残務を片付ける行動のみに注力してください。
医療事務の仕事はハードですし、通常業務の後の長時間残業は体力を消耗させ、仕事の精度を低くするので、朝頭がすっきりしている状態で仕事にのぞむと効率の違いに気づくはずです。
もちろん「家族の関係で朝の時間は仕事に使えない」という方もいらっしゃるはずですので、これが可能な方は限られてくるかもしれませんが、仕事の効率という面では非常に有効です。
