新人研修は大変!教育係を担当する医療事務の負担と悩みの解決方法

医療事務として経験を積むと、クリニックでは新人教育を任されることが多くなります。

特にスタッフの入れ替わりが多いクリニックでは、新人教育の仕事を嫌うスタッフもいますが、「教えることができるスタッフ」は貴重ですので、管理職の方はその悩みを共有し、何らかの形で還元してみてはいかがでしょうか。

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新人教育は重要な仕事

新人教育を担当することに不安や不満がでることも多々あります。

不安の内容は次項でお話しします。

しかし、新人に一番の多くの影響を与えることができるのが教育係であり、クリニックの戦力を育てることは非常に重要な仕事です。

スタッフを一人前にするスキルは最重要

スタッフを一人前に育てるスキルは、長い目で見たとき、非常に重要なスキルですが、意外と軽視されがちです。

「人を育てる」仕事は、クリニックの将来に大きく関わってきますし、院長先生や管理職のスタッフの方は、育てる環境を意識して作る必要があります。

経営の3大要素は、「ヒト、モノ、カネ(技術、情報)」ですが、その中でもおそらく一番大切なものは「人材」、つまりヒトです。

新しく戦力となる新人を育成するスタッフがいることは、クリニックにとってとても心強いことなのです。

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新人教育を任された先輩社員の悩み

クリニックでは、新人教育が上手いスタッフに教育係がまわってくる傾向にあります。

教育担当になる方は、クリニックで1番の古株であることもあれば、新人から数えた方が早い方の場合もあり、必ずしも年次と一致しません。

ただ、「できれば新人教育担当からは外してほしい」と考えているスタッフは意外と多く、中には教育担当になったことが原因で、負担が増えすぎてしまうスタッフもいます。

新人教育は難しい

クリニックの新人教育は時間がかかります。

特に医療事務未経験で入社したスタッフは、まだまだ基礎知識が足りません。

教えたことを実行できていれば良いですが、相当覚えが早い方を除いて、何度も指導しなければなりませんし、「こんなことから指導しないといけないのか…」という気持ちになってしまう方もいます。

時間がかかっても、教えた結果一人前の医療事務になり、クリニックを支えてくれれば良いのですが、中には、一生懸命指導していたら、ある日「大変なので辞めます」と言われて、大きなダメージを受けてしまった教育係もいます。

ここにはクリニックならではの、新人教育の難しさがあり、管理職の方は、少なくとも次の2点の改善に着手すべきではないかと考えます。

組織だったマニュアルがない

クリニックの場合、マニュアルの整備が行き届いていないケースが考えられます。

マニュアルがないクリニックは少数化もしれませんが、臨機応変な対応が求められるクリニックですと、マニュアルが仕事にマッチしていないことも多々あります。

そうなると、まずはマニュアルを作ることがから始めなければなりませんが、これはかなりの重労働です。

通常いかに新人教育担当といえど、上長(事務長さんや経歴の長い先輩医療事務)の許可は必要ですので、勝手に作るわけにはいきません。

また、そもそもマニュアルを作成する時間は勤務時間内にはなく、プライベートな時間を削ってマニュアルを作成せざるを得ない状況も考えられます。

残業が増える

本来であれば自分の仕事を行うはずだった時間に教育をするので、教育担当のスタッフは、残業時間が増えてしまう傾向にあります。

教育係が責任をとって、新人のミスを残業でカバーするというケースもあります。

教育担当の方は、ただでさえ負担がかかりますので、新人教育に力を入れすぎて、体調を崩してしまうなんてことがないようにしたいものです。

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新人教育のトラブル例

新人教育を行うスタッフには、「教育が難しい」以外にも大きな負担がかかります。

全ての教育に起こることではありませんが、クライアントで実在したお話を少しご紹介したいと思います。

突然辞める新入社員

一生懸命新人教育をしていたのに、ある日「お話があるんですが・・・」と言われ、話を聞くと一言「辞めます」と言われました。

指導に問題があるケースもなくはありませんが、突然新入社員が辞めてしまうのは、「覚えることが多い」ことに起因することが多いように思います。

覚えることが多く、仕事をする自信がなくなり、中にはもっと良い環境を求めて再度転職活動をする方、すでに転職活動をされている方、医療事務が思っていた仕事と違ったという理由もあります。

私が見てきた上記の事例では、それまで辞める気配がなく、あまりに突然のことで、教育担当も大きなダメージを受けていました。

せっかく教育したスタッフは辞めてしまい、教育を担当していたスタッフは体調を崩してしまい、クリニックとっては散々でした。

解決策:1人に押し付けない環境整備を

新入社員が突然辞めてしまうことが続くときは、教育係を1人に押し付けないようにしましょう。

教育方法が悪いのか、それとも、新人に問題があったのかを検証することは必要ですが、仮に前者であったとしても、管理職の方は、次はどのようにすれば良いかをフィードバックしてあげると良いのではないでしょうか。

何がわからないかわからない

新人に「何かわからないことある?」という質問をすると、いつも「何がわからないかわかりません」という答えが返ってきます

クリニックの医療事務は、OJTでの研修が主となりますので、新人の方には、仕事を横で見ていただきながら覚えてもらいますが、わからないところが「わからない」ので、本人は質問もできずただ見ているだけ…

教育係は、理解できていないであろうことをテキストにまとめたり、その日の目標を一緒に定めたりしたのですが、受け身の姿勢は変わらず、年次が上がってもスキルはあがらない。

どのような医療事務を目指しているのかを明らかにする

自分がわからないことを明確にしないスタッフは、仕事の到達地点がわかっていない方が多く、何を求められているのかを意識していません。

クリニックとして、どのようなことができるようになってほしいかを、具体的に伝えるとイメージがわくかもしれません。

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教育もチームで行う

制度のないクリニックですぐに導入することは難しいかもしれませんが、1人に押し付けずに、チームで教育できるようになるのが理想です。

教育係になった方は、できるだけ周りへ協力をあおいで、必要以上に自分へ負担がかからないようにしましょう。

また、メインで教育担当を行うスタッフには、「教育手当」の支給をご検討ください。

クリニック専門医療コンサルタント。
都内クリニックの事務長を11年経験し独立。
現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。

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