医療業界に限ったことではありませんが、仕事を行う上で計画性は非常に重要です。
その日のタスクを一覧にし、優先順位をつけ、順番に片付けていくというただ１つのプロセスを行うだけで仕事のスピードは飛躍的にアップします。
長期の目標を作成し、細かいタスクに落とし込むという方法は、自己実現では有効ですが、日々の仕事の中では中々難しく、ハードルが高いと言えます。
また、日々の仕事のタスクを仕上げるのあまり時間はかけられないというのが普通だと思いますので、今日は私が日々行っている方法をお話していきます。
Contents
1日のタスクを作る必要性
1日のタスク作成に時間をかける方がいらっしゃいますが、時間をかけるのはあまりお勧めしません。かかっても30分以内で仕上げるようにしてください。
「できるだけ見た目を綺麗に」とこだわってしまう方もいらっしゃいますが、タスクはあくまで実行漏れを防ぐことと、効率よく仕事を行うためのツールと割り切ることが大切です。
どんなに綿密な計画を作ったとしても、当日中のタスクが舞い込んでくることの方が多いので、1日が計画通りに行くことはほぼないからです。
当日急な仕事がを言いつけられる
当日「今日中に」と指示を受けることが多い人にとって、計画通りいかないことが苦痛と感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、当日の行うことがわかっていれば、急な仕事を断ったり、期限を延長するなどの提案を迷いなく行えますし、まわりの力を借りることもできます。
また、行わらなければいけないことが見えていると、仕事にも安定感がでます。
タスクの作り方
作成に時間をかけられないので、まずはA４の白紙を用意します。コピー用紙で構いません。
これに上から行わなければならないことを思いつくままに箇条書きにします。
細かく分けて行動に落とし込むとかそういうことはここでは必要ありません。思いつくままに記入します。ここ最近作成したものがあるのなら、それを利用しても問題ありません。
ここまで3分で行ってください。
3分といわれると「短い」という印象もありますが、相当数タスクがあったとしても、集中した3分の中でそれが書ききれないということはないと思います。
A4の紙1枚で足りない場合は2枚にしていただいても、表裏を使っていただいても、文字の大きさを調整していただいても問題ありません。
今日中に仕上げる項目に○をする
次の3分でできたリストの中から当日中に仕上げる物を抜き出します。
横に○をつけるくらいの作業で問題ありません。別の紙に書いても良いのですが、時間が限られていますので効率を重視しましょう。
○をつけた中には、
今日取り掛からなければならないが、今日中に仕上げることは不可能で、納期も今日中ではない
項目もあると思いますが、ここではそれを無視して進めてください。この項目については次の段階で行います。
今日中のタスクを作成する
その次の3分は今日行うタスクのリストを作ります。
前の2段階で作成していたのは「近日中」のタスクリストですので、必ず「今日」となっているものではありません。
また、タスクというには行うことが多すぎて、細かく分ける必要があるものもたくさんあると思います。
これらを整理し「今日中のタスク」を作ります。
①すぐできること
リストの中にある○○へ書類の依頼、○○機関への問い合わせなど、10分以内で終わりそうなものは全て「今日中のリスト」に書き写します。
②いくつもの作業が必要な項目
リストの中にはこのような項目も数点存在していると思います。「プロジェクト」と呼ぶのは大げさかもしれませんが、いくつもの作業の集合体ですのでここでは「プロジェクト」としておきます。
このプロジェクト項目の分解を行います。
○○へ資料の依頼 企画書の作成 企画書の提出 プレゼン
大まかに上記のような流れだとしたら、資料の依頼と企画書のたたき台まで今日中と決めてしまえばいいだけです。
どれを今日中とするかは納期を見ながらスケジューリングしてください。注意したいのは何でもかんでも今日中にしてしまい、終わらなかった分はまた明日としないことです。
これを行っているといつも仕事が後回しになってしまうので、リストを作成している意味がありません。
③仕上げる時間が集中して30分以内で終わるもの
この項目は「今日中」のリストの空きと納期を考えながら、最後に今日中リストへ加えてください。
ある程度時間がとられるタスクではありますが、プロジェクト程工程が入り組んでいない、通常であれが2工程ほどの作業でおわるものがこの項目に来ます。
まとめ
ここまでの時間10分～かかっても15分です。
次の日からは前回のリストが使用できるのでさらに時間を短縮できます。
作成のポイントは2つ。
作りこみすぎないこと。急いで仕上げなければならない仕事が入ってくることもありますし、余裕を持ったリストにしておく必要があります。今日中ばかりのタスクであれば、期限の延長を先に申し出るというのも1つの手です。
今日中になっているタスクは何としても終わらせること
参考になれば幸いです。
