30代で進歩するためには準備力が大切!準備は効率に影響大!

どんな仕事であれ、取り掛かる前の準備は大切です。
きちんと準備してあればその後の効率が違いますし、ミスも減らすことができ、結果として準備にかかった時間を合わせても少ない時間で行うことができます。

仕事によっても準備の内容は異なりますし、広い意味では「今日やるぞ!!」と気合を入れることも準備の一環だったりしますが 笑 、基本中の基本ではあるものの、行っていない方はぜひ毎日の習慣に取り入れて欲しい「準備」の方法をご紹介します。

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仕事における準備

「仕事の準備」と言ってもその内容は様々ですが、準備しておく目的は共通しています。
1つはミスを減らすこと、もう1つは効率よく仕事を行うことです。

私の経験で大変恐縮ですが、30代のビジネスパーソンとお話をしていると、きちんと準備を行っている方程仕事ができる印象があります

仕事の内容によりどこまで「準備」しておくのがよいかは異なるのですが、に共通して必要な準備の方法をご紹介します。

朝出かける前にチェックリスト

私は「朝でかける前」のチェックリストをつくり毎朝実行しています。
どんな朝でもリストの順番に行動します。リストの順番に行動するのが1番効率がよいからです。

具体的な内容を少しだけご紹介すると・・・
1、顔を洗う
2、歯を磨く
3、ケトルのスイッチを押し、トースターにパンをセットする
(私は朝食はパン派なので 笑)
4、ストレッチを行う(朝ストレッチメニュー・順番も決まっています。)
5、朝食を食べる

・・・・・・

5番目以降は着替える、本を15分読むなどの項目が来ます。

朝は様々なアイディアが浮かぶ貴重な時間帯で、勉強するにも適していますが、効率よく行動に移さないと時間を無駄にしてしまいがちです。
上記の1~5の項目は勉強を行う前段階ですが、当日の朝どんな本を読むのか、資格の勉強をしているときは、テキストを何ページまで行うのかといったことまで決めていました。

朝行うことを全てチェックリストにしておき、上から順にやっていけば良いようにすれば、朝の行動で考えることが減り、その分勉強やアイディアを出すといったことに時間をさくことができます。

基本中の基本かもしれませんが、これが習慣化すると朝の目覚めが変わってきます。
せっかく早起きしてもどうも有効に時間を使えていないと感じる方は是非試してみてください。

参照:朝2時間早く起きて勉強する

持っていく書類はまとめておく

もはや当たり前のことをお話しているだけですが、私の経験上、準備をするということに慣れていない方、忘れ物が多い方は、そもそも持っていく荷物の準備を行っておらず、当日にあわてて行う方が多いのです。

感覚的なお話ですが、朝は時間が過ぎるのが早いので、色々なことができそうであっという間に終わってしまいます。忘れ物の多い方はまずここから始めてみましょう。

前日もしくは出勤時にTODOリストを作っておく

このブログでも何度か登場する項目ですが、私はこれが最高の準備だと思っています。
前日の夜時間がないときは、当日の出勤時間を使って行います。
1日のタスクを紙に書き出し(出勤時に行うときはスマートフォンを使用しています。)朝会社に行ってからどの順番で取り掛かるのかをざっくりと決めてしまいます。

綿密に計画を練っても計画通りにいかないことの方が多いので、これだけは午前中に仕上げてしまおうとか、ここから取り掛かろうととか、ざっくりとした計画で問題ありません。
これだけでも朝のスタートダッシュが変わりますし、何をすればいいか、どんな問題が起こっているかをすべて把握できれば、あとは解決策を探すだけですから、何も恐いものはありません。

恐いのは問題点がわからないことですので、それらを全てを明らかにする、わからないものをどういう手順で調べるかまでをざっくりと頭の中に入れておきましょう。

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準備すると心の平穏を得られる

効率よく仕事を行えることの裏には、心の落ち着きが出るからという理由があります。

いつもの慣れた仕事であっても、常に集中しながら仕事を行っている方はごく一部でしょう。しかし、このような簡単な準備を行い、頭の中で1回シュミレーションするだけで集中力は大きく高まります。
これは「何を行ったらよいかわからない」という状況を回避したことによる安心感、つまり心の平穏です。
何を行ったらよいかわからないという状況では手のつけようがないことでも、たとえその仕事量が膨大であったとしても、内容が把握できるだけで安心感が違います。

準備すのはめんどくさい。かっこ悪いなんて思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、準備をしなくても仕事ができる方は一握りです。どこまで準備しておくのかというのは、通常そのまま仕事の質に直結します。

どうも最近進歩がないと思っている30代の皆様は、この準備を念頭に入れてみてはいかがでしょうか。

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Yasu

クリニック専門医療コンサルタント。 都内クリニックの事務長を11年経験し独立。 現在は関東圏のクリニックへ人材教育と採用活動を通したコンサルティングを行っている。医療事務・看護師の面接回数は合計800回を超える。
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