御侍史は使用不可!医師宛のメールで気を付ける4つのポイント

御机下と御侍史の読み方と意味と使い方の違いは医療事務なら必須の知識』でもお話ししましたが、「御侍史(おんじし)」は主に医師宛に使用される脇付けです。

ただ、個人を特定しない形式で使用するので、メールでは使用しない方が良いと思います。では、どのようにメールを送るのが正解でしょうか。医師に送るメールで気を付けるべき点をまとめておきます。

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メールの書き方に正解はない

正確に申し上げるとメールに書き方の正解はないのですが、医師へメールを送る際のマナーで自分の印象を悪くしたくないと考えている方は多いはずです。

メールの内容を明確に伝えることはもちろんですが、「御侍史」など医療業界特有のマナーまで守らなければいけません。

医療事務の方はもちろんですが、医療業界に関わる営業職のもぜひ身に着けておきたい項目です。

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医師宛のメールで気を付けたい4つのポイント

あくまで私の書き方を例にお話ししたいと思います。

前述のように正解はありませんが、有識者の方からのご指導もお待ちしております。(ご指導いただける場合はこちらよりお願いいたします。

メールアドレスの登録は初めにしておく

意識している方は少ないかもしれませんが、メールでは送信者が登録した名前を使用が表示されます。

アドレスが間違いなく打ち込まれていればメールは届きますが、このように細かいところまで見ている先生は見ています。(全員ではありませんが。)普段あまり細かいことは気にされない先生でも、メールの宛名をチェックされていたりするので、ここは徹底しておきましょう。

私は「●●クリニック(病院) △△(フルネーム)院長先生」のような登録をしていますが、「山田 太郎 先生」のように個人名+「先生」の登録でも良いと思います。

登録名には必ず「先生」を入れましょう。

メールでは御侍史と書かない

医師への手紙は「●●先生 御侍史(御机下)」のように脇付を使用しますが、本来の意味から考えて侍史は使用しない方が無難です。

御机下と御侍史の読み方と意味と使い方の違いは医療事務なら必須の知識』に詳しく記載してありますが、「侍史」とは現在で言う秘書のような役割の方を指します。電子メールであればご本人に届くはずなので、本来の意味を逸脱しています。

そもそも侍史がいらっしゃる先生はごく少数。

メールの宛名は所属の所属と役職を書き、医師のフルネームとするのが正式な書き方ですが、

「医療法人社団△△会●●クリニック 院長 ●●先生(もしくは●●院長先生)
「医療法人社団△△会●●病院●●科 ●●先生」

のように書くと良いでしょう。

御侍史を使用する業者もいる

確かにメールに「●●先生 御侍史」と記載している営業担当の方もいらっしゃいます。

紹介状を含む医師宛の手紙のほとんどに「御侍史」もしくは「御机下」の記載があるため、付ければ丁寧になるだろうという感覚なのかもしれませんが、ルに御侍史の記載がないことで悪い印象になることはまずありません。

あえて申し上げるならご年配の医師宛の際は私も迷います。その際は相手との親密度で考えましょう。

件名と本文は簡潔に

簡潔すぎず、かといって長らくなりすぎないよう、件名で概要がわかるようにしなければなりません。

●●のお知らせ
●●の打合せに関しまして

のように、概要がわかるように件名を入れます。

毎年4月になると営業メールが増えますが、単に「お知らせ」の件名で送られてきたり、本文?と思えるほど長い件名を入れているメールも見かけますが、どちらも迷惑メールのように扱われてしまうでしょう。

日時を記載するときは注意

「簡潔に」といっても、勉強会のお知らせなど、日時を記載する際に省略してはいけません。

「平成30年2月28日 木曜日」のように、和暦の元号から曜日までを記載してください。

曜日の部分は(木)としても問題ありません。

冒頭のあいさつは「平素より大変お世話になっております」

必ずこれでなければいけないわけではありませんが、私が医療業界に入りたての頃にご指導いただいた先生からの指導を踏襲しています。

医師同士ではよく使われる冒頭文なので、特に30代後半以降の先生に送る際に使用するようにしています。

「初めてコンタクトをとる場合は言葉の意味からして適切ではない」とお考えになる方もいらっしゃると思いますが、紹介状などの医師同士のやり取りでは初対面でも使われるため、違和感を覚えられることは少ないのではないでしょうか。

<参照>

「ご高診の程お願いします」医療業界特有の表現と丁寧な理由
御侍史や御机下以外にも「ご高診」など、医療業界では医師に対して非常に丁寧な表現を使用します。 これは、医師以外の方から宛てられた書面だ...

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医師の受信環境を考える

近年はスマートフォンが普及し、メールを読むのにパソコンを開かない先生も多く、受信環境は多様化しています。

私の場合、先生がどのようなデバイスで普段メールをご覧になっているかは必ず把握するようにしています。

自分の所有している端末と同じ場合は、自分の送ったメールがデバイス上でどのように表示されるかも確認したうえで送信することもあります。

先生によっては「前置きはいいから用件のみメールしてくれたらすぐ返すよ」というスタイルの先生もいます。

改行して見やすくする

先生が使用されるデバイスがスマフォの場合は特に改行に注意してください。

改行せずに長い文章を打ったときにスルーされてしまうケースはスマホでより顕著です。

あまり改行が多い文章は正式ではないかもしれませんが、スマホ、タブレット、パソコンなど、先生が使用されるデバイスに合わせて改行のスタイルをチョイスするのがお勧めです。

添付ファイルがある時は注意

スマフォでメールを受信する先生の場合は、添付ファイルにも気を使わなくてはいけません。

研究会の案内などチラシ形式になっているものは、PDFなど、どのデバイスから見ても同じように見えるものを選択するのが無難です。スマホではワードやパワーポイントなどの資料はレイアウトが変わってしまう可能性があるので、その点にも気を遣うのが良いでしょう。

iOSの場合はさらに注意

私の失敗談ですが、先生からいただいたメールの返信にファイルを添付したところ、添付ファイルが引用メールの最下部までいかなければ表示されず、気づかれずにスルーされてしまったことがあります。

それ以来、iOSのデバイスで受信される先生に添付ファイルを送信する際は新規のメールをお送りすることにしています。

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